Les formalités de déclaration
L’assuré doit faire une déclaration dans le délai fixé par le contrat, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Ce délai ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés.
Les coordonnées de l’assureur figurent sur le contrat, l’attestation d’assurance ou l’imprimé de déclaration de sinistre remis lors de l’acquisition du logement.
Pour une copropriété, le syndic détient le contrat d’assurance dommages ouvrage de l’immeuble. Il peut se charger de déclarer le sinistre et d’entretenir avec l’assureur les relations nécessaires jusqu’au paiement de l’indemnité. Il doit le faire si les dommages affectent les parties communes de l’immeuble, même s’ils se répercutent sur les parties privatives. Il est donc toujours nécessaire de signaler au syndic les malfaçons constatées.

La déclaration de sinistre doit obligatoirement comporter le numéro du contrat d’assurance et, le cas échéant :

En cas de déclaration incomplète, l’assureur dispose de dix jours à compter de la réception de la déclaration pour réclamer les renseignements manquants. Mais l’indemnisation sera retardée, puisque les délais de règlement du sinistre qui s’imposent à l’assureur ne commencent à courir qu’à partir du jour où il reçoit la totalité des renseignements nécessaires.
Si les dommages ont provoqué des dégâts d’eau chez l’assuré ou un voisin, ou encore un début d’incendie, il faut adresser une seconde déclaration de sinistre à l’assureur multirisques habitation.
Dans tous les cas, il convient de préciser les mesures d’urgence qui ont été prises : réparation d’une canalisation rompue, par exemple.

Le constat des dommages et l’expertise
Si l’assureur évalue le dommage à un montant inférieur à 1 800 euros TTC ou que la mise en jeu de la garantie est manifestement injustifiée, il n’est pas tenu obligatoirement de recourir à une expertise.
Dans ces cas, il notifie son offre d’indemnité ou sa décision de refus de garantie dans un délai de quinze jours après la déclaration complète de sinistre.
La notification de l’assureur doit reproduire de façon apparente la mention suivante : « En cas de contestation de l’assuré, celui-ci peut obtenir la désignation d’un expert. »

L’expert constate, décrit et évalue les dommages. Il peut être récusé par l’assuré dans les huit jours où l’assuré reçoit sa désignation. En cas de seconde récusation par l’assuré, l’assureur fait désigner l’expert par le juge des référés.
Lors de la première demande de récusation, les délais d’instruction et de règlement de sinistre sont augmentés de dix jours. En cas de désignation de l’expert par le juge des référés, ces délais sont augmentés de trente jours.
Les opérations de l’expert revêtent un caractère contradictoire. L’assuré peut se faire assister ou représenter. Ses observations éventuelles sont consignées dans le rapport de l’expert.

Les deux rapports d’expertise
L’expertise comporte deux rapports :

Le rapport préliminaire
Il indique les mesures conservatoires à prendre pour éviter l’aggravation des dommages.
Il contient aussi l’analyse du dommage, ce qui permet à l’assureur de se prononcer sur le principe de la mise en jeu des garanties du contrat. Il comporte une estimation du coût des travaux. À l’issue du rapport préliminaire, l’assureur se prononce sur le droit à la garantie et doit motiver toute décision de refus d’indemnisation.

Le rapport final
Il établit les mesures définitives à prendre pour obtenir la réparation intégrale des désordres, ainsi que leur estimation.
L’indemnité sera actualisée et revalorisée pour tenir compte du décalage entre la date à laquelle elle est évaluée et la date à laquelle le paiement interviendra.
Le montant de l’indemnité est ventilé entre le coût des travaux et les frais annexes. Il est tenu compte, s’il y a lieu, des frais déjà avancés et de l’indemnité provisoire versée. L’assureur doit obligatoirement appliquer les dispositions prévues par les clauses types pour déterminer le montant lié aux dommages de nature décennale.

La mise en jeu des garanties
Les clauses types précisent que l’assureur dispose de soixante jours   après réception de la déclaration de sinistre pour faire expertiser les dommages, communiquer le rapport de l’expert (qui comporte notamment les mesures conservatoires nécessaires) et annoncer si l’assurance joue.

S’il estime la demande non fondée, il doit, dans le même délai, le faire savoir et donner ses raisons. Ce délai est porté à soixante-dix jours si l’expert a été récusé une fois et
à quatre-vingt-dix jours s’il a été récusé deux fois.

L’assureur doit présenter trente jours après (avec un délai supplémentaire de cent trente-cinq jours au maximum en cas de difficultés exceptionnelles) une offre d’indemnité, qui peut être provisionnelle. Il doit ensuite régler l’indemnité dans les quinze jours à compter de l’acceptation de l’offre par l’assuré.